آیا فکر می‌کنید همه‌ی نرم‌افزارهای آفیس را می‌شناسید؟

تاکنون نرم‌افزارهای بسیاری برای انجام کاره‌ای اداری و خانگی توسط شرکت‌های مختلفی به بازار عرضه شده است.

مجموعه‌ی آفیس (Office) یکی از محبوب‌ترین مجموعه‌های نرم‌افزاری در دنیا است که توسط شرکت مایکروسافت (Microsoft) ارائه شده است.

امروزه کاربردهای مجموعه‌ی آفیس به‌قدری گسترده شده است که نمی‌توان حوزه‌ی واحدی را به‌صورت دقیق برای آن مشخص کرد.

کارایی این مجموعه به‌گونه‌ای است که امکان فعالیت محیط‌های اداری بدون وجود این مجموعه قابل تصور نیست.

در این مطلب قصد داریم به معرفی نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس و کاربردهای آن‌ها بپردازیم.

نرم‌افزارهای Office به سه دسته تقسیم‌بندی می‌شوند:

– برنامه‌های اداری یا رومیزی (Desktop Applications)
– برنامه‌های سرویس‌دهنده (Server Applications)
– برنامه‌های اینترنتی (Internet Applications)
بیشترین استفاده‌ و کاربرد مربوط به دسته اول یعنی برنامه‌های اداری می‌باشد.

معرفی نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس و کاربردهای آن‌ها

وُرد (Microsoft Word)

نرم‌افزار وُرد (Word) یکی از محبوب‌ترین و پرکاربردترین برنامه‌ها در مجموعه‌ی آفیس است که به برنامه‌ی واژه‌پرداز نیز شهرت دارد. از این برنامه برای ایجاد و طراحی فایل‌های متنی، پردازش کلمات، بررسی و اصلاح اشکالات نگارشی و ویرایشی، افزودن عکس به متن و غیره استفاده می‌شود. از رقبای ورد می‌توان به نرم‌افزارهایی مانند Google Docs، AbiWord یا Calligra Word اشاره کرد.

اِکسل (Microsoft Excel)

نرم‌افزار اکسل (Excel) برای ثبت و مدیریت اطلاعات، ایجاد جدول‌های کاربردی، انجام محاسبات ریاضی و فرموله کردن آن‌ها، استفاده از توابع ریاضی، رسم نمودار، تجزیه‌وتحلیل علمی و آماری، مدیریت و تحلیل داده‌ها و ارائه گزارش‌های مالی مورداستفاده قرار می‌گیرد.
هر فایل اکسل به چندین برگه‌ی مجزا از هم به نام Sheet تقسیم می‌شود و هر برگه دارای خانه‌های کوچکی به نام سلول یا Cell است که وظیفه نگه‌داری اطلاعات را برعهده‌ دارند.
با توجه به گستردگی ابزارهای گنجانده‌شده در اکسل، می‌توان از آن در تمام حوزه‌های کاری که به‌نوعی با دسته‌بندی و تحلیل داده‌ها، بانک‌های اطلاعاتی یا گزارش‌گیری سروکار دارند، استفاده نمود. اکسل رقیبانی مانند نرم‌افزارهای Google Sheets، Calligra Tables و Open Office Calc دارد.

پاورپوینت (Microsoft PowerPoint)

نرم‌افزار پاورپوینت (PowerPoint) برنامه‌ای است برای طراحی فایل ارائه مطالب علمی، آموزش‌های گوناگون و تولید فایل‌های صوتی تصویری. هر فایل پاورپوینت از برگه‌هایی که اسلاید (Slide) نامیده شده‌اند تشکیل می‌شود و می‌تواند شامل متن، عکس، شکل‌های هندسی، فایل‌های صوتی و تصویری و انواع نمودار باشد.
محیط کاربری ساده، افکت‌های متنوع و قابلیت اضافه کردن صوت و تصویر، جذابیت استفاده از پاورپوینت را دوچندان کرده است. نرم‌افزارهای Custom Show، Google Slides و Prezi جزء رقبای نرم‌افزار پاورپوینت محسوب می‌شوند.

اَکسس (Microsoft Access)

بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده، مجموعه‌ای سازمان‌یافته (دارای ساختار منظم) از داده‌ها است که در کامپیوتر ذخیره می‌شود و معمولاً توسط سیستم مدیریت پایگاه داده (DBMS) کنترل و مدیریت می‌شود. نرم‌افزار اکسس (Access) یک سیستم مدیریت پایگاه داده است که برای ایجاد بانک‌های اطلاعاتی، ذخیره داده‌ها و تولید فرم‌های تعاملی با رابط کاربری گرافیکی مورداستفاده قرار می‌گیرد.
کاربر می‌تواند با استفاده از این نرم‌افزار، مقدار زیادی از اطلاعات را به‌صورت ساختاربندی شده در بانک‌های اطلاعاتی اکسس ذخیره کرده و آن‌ها را مدیریت نماید. از رقبای اکسس می‌توان به نرم‌افزارهای Glom، Calligra Kexi و Open Office Base اشاره کرد، هرچند کاربران برای مدیریت حرفه‌ای بانک‌های اطلاعاتی خود ترجیح می‌دهند از نرم‌افزارهایی مانند Oracel، SQL Server و DB2 استفاده کنند.

آوت‌لوک (Microsoft Outlook)

نرم‌افزار آوت‌لوک (Outlook) برای ارسال، دریافت و مدیریت نامه‌های الکترونیکی مورداستفاده قرار می‌گیرد. شما می‌توانید با استفاده از این برنامه ایمیل‌های خود را سازمان‌دهی و مدیریت کنید یا از قابلیت‌های دیگر آن مانند تقویم، مدیریت تماس، مدیریت وظیفه و یادداشت‌برداری استفاده کنید. رقبای آوت‌لوک برنامه‌هایی مانند Inky، Zimbra و Mailbird هستند.

پابلیشر (Microsoft Publisher)

نرم‌افزار پابلیشر (Publisher) شباهت‌هایی با نرم‌افزار ورد (Word) دارد. این برنامه روی قابلیت‌های مربوط به چاپ متمرکز شده است و می‌توان از آن برای طراحی بروشور، برچسب، تقویم، کارت تبریک، کارت ویزیت، خبرنامه، رزومه، وب‌سایت و کارت‌پستال استفاده نمود. کاربر می‌تواند آگهی‌های خود را با استفاده از این برنامه ایجاد و مدیریت کند و نیازهای صفحه‌بندی و چاپی خود را به آسانی با آن برطرف نمایند.

وان‌نوت (Microsoft OneNote)

این برنامه برای ایجاد، ذخیره‌سازی و مدیریت یادداشت‌ها و نوشته‌های کوتاه و به اشتراک گذاشتن آن‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرد.

اسکایپ (Skype)

از این نرم‌افزار برای برقراری ارتباط، برگزاری کنفرانس، جلسات و تعاملات اینترنتی استفاده می‌شود.

پراجکت (Microsoft Project)

این برنامه برای مدیریت پروژه‌ها، پیگیری رویدادها و ایجاد نمودار فعالیت‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرد.

ویزیو (Microsoft Visio)

نرم‌افزاری است برای طراحی نمودار، فلوچارت یا دیاگرام که در همه نسخه‌های آفیس موجود نیست. در این برنامه، به مباحث مرتبط با ساختار و فرایندهای سازمانی و حل مسائل پرداخته می‌شود.

تیمز (Microsoft Teams)

از این برنامه برای ایجاد گروه‌های اینترنتی، مدیریت و برقراری ارتباط کاربران و برگزاری جلسات آنلاین استفاده می‌شود.

لینک (Microsoft Lync)

این نرم‌افزار برای ارتباطات تلفنی، صوتی، تصویری و ویدئوکنفرانس طراحی‌شده و دارای امکانات مختلفی مانند انتقال فایل، ارائه مطلب، ارسال پیام و به اشتراک گذاشتن فایل است. کاربران با استفاده از این برنامه می‌توانند به‌راحتی با یکدیگر ارتباطات برقرار کنند و جلسات کاری و اداری خود را به‌صورت اینترنتی برگزار کنند.

اینفوپث (Microsoft InfoPath)

از نرم‌افزار اینفوپث (InfoPath) می‌توان برای طراحی، انتشار و ارسال فرم‌هایی مانند فرم استخدام و جمع‌آوری اطلاعات به‌صورت اینترنتی استفاده کرد. به کمک این نرم‌افزار می‌توانید فرم‌های موردنظر خود را به‌راحتی بسازید و داده‌ها را جمع‌آوری کنید. از نرم‌افزار‌های AgilePoint، Nintex و ClaySys می‌توان به عنوان رقیب اینفوپث نام ببریم.

شیرپوینت (Microsoft SharePoint)

از این نرم‌افزار برای مدیریت محتوا، فایل‌ها و اسناد، تعاملات گروهی، فعالیت‌های سازمانی، یکپارچه‌سازی فرآیندها و اتوماسیون کردن کارها استفاده می‌شود.

اسکای درایو (Microsoft SkyDrive) یا وان درایو (Microsoft OneDrive)

این سرویس در آفیس 2013 (Office 2013)، اسکای درایو و در آفیس 2016 (Office 2016)، وان درایو نامیده شده است.

از این سرویس برای ذخیره‌سازی، سازمان‌دهی و به اشتراک گذاشتن اطلاعات، آپلود و دانلود فایل‌ها بر روی سرورهای آنلاین استفاده می‌شود و به شما این امکان را می‌دهد تا به اطلاعات ذخیره‌شده در هر مکان از دنیا از طریق اینترنت دسترسی داشته باشید.

همان‌طور که مشاهده می‌کنید اکثر این برنامه‌ها در ادارات استفاده می‌شود، به همین دلیل شرکت مایکروسافت، نام آفیس به معنای دفتر کار یا اداره را برای این مجموعه‌ انتخاب کرد.