آیا فکر می‌کنید همه‌ی نرم‌افزارهای آفیس را می‌شناسید؟

تاکنون نرم‌افزارهای بسیاری برای انجام کاره‌ای اداری و خانگی توسط شرکت‌های مختلفی به بازار عرضه شده است.

مجموعه‌ی آفیس (Office) یکی از محبوب‌ترین مجموعه‌های نرم‌افزاری در دنیا است که توسط شرکت مایکروسافت (Microsoft) ارائه شده است.

امروزه کاربردهای مجموعه‌ی آفیس به‌قدری گسترده شده است که نمی‌توان حوزه‌ی واحدی را به‌صورت دقیق برای آن مشخص کرد.

کارایی این مجموعه به‌گونه‌ای است که امکان فعالیت محیط‌های اداری بدون وجود این مجموعه قابل تصور نیست.

در این مطلب قصد داریم به معرفی نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس و کاربردهای آن‌ها بپردازیم.

نرم‌افزارهای Office به سه دسته تقسیم‌بندی می‌شوند:

– برنامه‌های اداری یا رومیزی (Desktop Applications)

– برنامه‌های سرویس‌دهنده (Server Applications)

– برنامه‌های اینترنتی (Internet Applications)

بیشترین استفاده‌ و کاربرد مربوط به دسته اول یعنی برنامه‌های اداری می‌باشد.

معرفی نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس و کاربردهای آن‌ها:

وُرد (Microsoft Word)

این نرم‌افزار یکی از محبوب‌ترین و پرکاربردترین برنامه‌ها در مجموعه آفیس است.

از این برنامه برای ایجاد، ویرایش و طراحی فایل‌های متنی و پردازش کلمات استفاده می‌شود.

اِکسل (Microsoft Excel)

این برنامه برای ثبت و مدیریت اطلاعات، ایجاد جدول‌های کاربردی، فرموله کردن محاسبات، استفاده از توابع ریاضی، رسم نمودار، تجزیه‌وتحلیل علمی و آماری و مدیریت و تحلیل داده‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرد.

با توجه به گستردگی ابزارهای گنجانده‌شده در اکسل، می‌توان از آن در تمام حوزه‌های کاری که به‌نوعی با دسته‌بندی و تحلیل داده‌ها، بانک‌های اطلاعاتی یا گزارش‌گیری سروکار دارند، استفاده نمود.

پاورپوینت (Microsoft PowerPoint)

برای ارائه مطالب علمی، آموزش‌های تصویری و تولید فایل‌های صوتی تصویری از این نرم‌افزار استفاده می‌شود.

اَکسس (Microsoft Access)

این نرم‌افزار، یک سیستم مدیریت پایگاه داده است که برای ایجاد بانک‌های اطلاعاتی، ذخیره داده‌ها و تولید فرم‌های تعاملی با رابط کاربری گرافیکی مورداستفاده قرار می‌گیرد.

کاربر می‌تواند با استفاده از این نرم‌افزار، مقدار زیادی از اطلاعات را به‌صورت ساختاربندی شده در بانک‌های اطلاعاتی اکسس ذخیره کرده و آن‌ها را مدیریت نماید.

آوت‌لوک (Microsoft Outlook)

این نرم‌افزار برای ارسال، دریافت و مدیریت نامه‌های الکترونیکی مورداستفاده قرار می‌گیرد.

شما می‌توانید ایمیل‌های خود را با استفاده از این برنامه سازمان‌دهی و مدیریت کنید.

پابلیشر (Microsoft Publisher)

از این نرم‌افزار می‌توان برای طراحی بروشور، برچسب، تقویم، کارت تبریک، کارت ویزیت، خبرنامه، رزومه، وب‌سایت و کارت‌پستال استفاده نمود.

کاربر می‌تواند آگهی‌های خود را با این برنامه ایجاد و مدیریت نمایید.

وان‌نوت (Microsoft OneNote)

این برنامه برای ایجاد، ذخیره‌سازی و مدیریت یادداشت‌ها و نوشته‌های کوتاه و به اشتراک گذاشتن آن‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرد.

اسکایپ (Skype)

از این نرم‌افزار برای برقراری ارتباط، برگزاری کنفرانس، جلسات و تعاملات اینترنتی استفاده می‌شود.

پراجکت (Microsoft Project)

این برنامه برای مدیریت پروژه‌ها، پیگیری رویدادها و ایجاد نمودار فعالیت‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرد.

ویزیو (Microsoft Visio)

نرم‌افزاری است برای طراحی نمودار، فلوچارت یا دیاگرام که در همه نسخه‌های آفیس موجود نیست.

در این برنامه، به مباحث مرتبط با ساختار و فرایندهای سازمانی و حل مسائل پرداخته می‌شود.

تیمز (Microsoft Teams)

از این برنامه برای ایجاد گروه‌های اینترنتی، مدیریت و برقراری ارتباط کاربران و برگزاری جلسات آنلاین استفاده می‌شود.

لینک (Microsoft Lync)

این نرم‌افزار برای ارتباطات تلفنی، صوتی، تصویری و ویدئوکنفرانس طراحی‌شده و دارای امکانات مختلفی مانند انتقال فایل، ارائه مطلب، ارسال پیام و به اشتراک گذاشتن فایل است.

کاربران با استفاده از این برنامه می‌توانند به‌راحتی با یکدیگر ارتباطات برقرار کنند و جلسات کاری و اداری خود را به‌صورت اینترنتی برگزار کنند.

اینفوپث (Microsoft InfoPath)

از این برنامه می‌توان برای طراحی، انتشار و ارسال فرم‌هایی مانند فرم استخدام و جمع‌آوری اطلاعات به‌صورت اینترنتی استفاده کرد.

شیرپوینت (Microsoft SharePoint)

از این نرم‌افزار برای مدیریت محتوا، فایل‌ها و اسناد، تعاملات گروهی، فعالیت‌های سازمانی، یکپارچه‌سازی فرآیندها و اتوماسیون کردن کارها استفاده می‌شود.

اسکای درایو (Microsoft SkyDrive) یا وان درایو (Microsoft OneDrive)

این سرویس در آفیس 2013 (Office 2013)، اسکای درایو و در آفیس 2016 (Office 2016)، وان درایو نامیده شده است.

از این سرویس برای ذخیره‌سازی، سازمان‌دهی و به اشتراک گذاشتن اطلاعات، آپلود و دانلود فایل‌ها بر روی سرورهای آنلاین استفاده می‌شود و به شما این امکان را می‌دهد تا به اطلاعات ذخیره‌شده در هر مکان از دنیا از طریق اینترنت دسترسی داشته باشید.

همان‌طور که مشاهده می‌کنید اکثر این برنامه‌ها در ادارات استفاده می‌شود، به همین دلیل شرکت مایکروسافت، نام آفیس به معنای دفتر کار یا اداره را برای این مجموعه‌ انتخاب کرد.